Porovnání dvou Excel souborů je užitečná funkce, která pomáhá najít rozdíly mezi daty, identifikovat změny nebo sledovat aktualizace. Tento návod vám ukáže několik způsobů, jak efektivně porovnávat data ve dvou Excel souborech.

Porovnávání dvou Excel souborů lze provést různými způsoby v závislosti na vašich potřebách:

• Použitím nástroje pro porovnání, který je součástí Microsoft Office.
• Využitím vzorců nebo podmíněného formátování přímo v Excelu.
• Použitím pokročilých nástrojů, jako je Power Query nebo externí software.

Každá metoda má své výhody, které se liší podle složitosti dat a typu porovnání.

Porovnání pomocí nástroje „Spreadsheet Compare“

1. Otevření nástroje:
   • Pokud máte nainstalovaný balíček Microsoft Office Professional, vyhledejte v nabídce Start aplikaci Spreadsheet Compare.
2. Výběr souborů:
   • V aplikaci klikněte na Porovnat soubory (Compare Files).
   • Vyberte první a druhý soubor, které chcete porovnat.
3. Analýza výsledků:
   • Aplikace zvýrazní změny v hodnotách, vzorcích nebo formátování. Zobrazené rozdíly můžete prohlížet v přehledné tabulce.

Tento nástroj je ideální pro rychlé a přehledné porovnání, pokud máte k dispozici Office Professional.

Porovnání pomocí vzorců v Excelu

Pokud nemáte přístup k nástroji „Spreadsheet Compare“, můžete použít vzorce:

1. Připravte data:
   • Otevřete oba soubory a zkopírujte data z každého do samostatného listu v jednom souboru.
2. Vytvořte pomocný sloupec:
   • V prvním listu vložte do vedlejšího sloupce vzorec, který porovná hodnoty v odpovídajících buňkách obou listů.
     Například:

     =IF(Sheet1!A1=Sheet2!A1,"Stejné","Rozdílné")
     

3. Zkopírujte vzorec do všech řádků:
   • Přetáhněte vzorec dolů, aby porovnával všechny odpovídající buňky.
4. Filtrujte výsledky:
   • Použijte filtr k zobrazení pouze řádků s výsledkem „Rozdílné“.

Tento postup je vhodný pro porovnání datových hodnot v jednotlivých buňkách.

Použití podmíněného formátování

1. Sloučení dat:
   • Zkopírujte oba listy do jednoho souboru, podobně jako v předchozím postupu.
2. Podmíněné formátování:
   • Na kartě Domů klikněte na Podmíněné formátování > Nové pravidlo > Vzorec určující buňky k formátování.
   • Zadejte vzorec, který porovnává hodnoty:

     =Sheet1!A1<>Sheet2!A1
     

   • Nastavte formát (například zvýraznění buňky barevně).
3. Aplikujte pravidlo na všechny buňky:
   • Vyberte oblast, na kterou chcete formátování aplikovat.

Tímto způsobem rychle vizualizujete rozdíly přímo v tabulce.

Pokročilé porovnání pomocí Power Query

1. Načtení dat:
   • Na kartě Data klikněte na Načíst data > Z jiných zdrojů > Z Excelu a načtěte oba soubory.
2. Spojení dat:
   • V Power Query spojte tabulky na základě klíče (např. identifikačního čísla nebo názvu).
3. Identifikace rozdílů:
   • Porovnejte sloupce a zkontrolujte rozdíly v hodnotách nebo chybějící záznamy.

Power Query je ideální pro práci s rozsáhlými a složitými datovými sadami.

Externí nástroje

Pokud potřebujete pokročilé možnosti porovnání, můžete využít nástroje jako:

• Beyond Compare nebo WinMerge: Nabízejí podrobnou analýzu a porovnání Excel souborů.
• Tableau nebo Power BI: Vhodné pro vizualizaci rozdílů v rozsáhlých datových sadách.

Tipy pro efektivní porovnání

• Zálohování dat: Před porovnáním vždy vytvořte kopie souborů.
• Konzistence formátování: Ujistěte se, že data v obou souborech mají stejný formát.
• Pojmenování sloupců: Pro snadnější porovnání zajistěte, že sloupce mají stejné názvy.

Těmito kroky můžete porovnat dva Excel soubory rychle a přesně, ať už pracujete s malými datovými sadami nebo komplexními tabulkami.