Automatická odpověď (někdy označovaná jako „mimo kancelář“ nebo „Out of Office“) je užitečná funkce, která automaticky pošle přednastavenou zprávu každému, kdo ti napíše, když nejsi dostupný. Tato funkce se hodí například při dovolené, pracovní neschopnosti nebo delší nepřítomnosti.

Níže najdeš postup, jak nastavit automatickou odpověď v různých verzích Outlooku.

1. Automatická odpověď v Outlooku pro Microsoft 365 / Outlook 2019 a 2016 (desktop)

1. Otevři Outlook
2. Klikni na Soubor (v levém horním rohu)
3. Vyber Automatické odpovědi (mimo kancelář)
4. Zaškrtni Odesílat automatické odpovědi
5. Pokud chceš, můžeš nastavit časové rozmezí, kdy se odpovědi budou automaticky odesílat (doporučeno)
6. Do textového pole napiš zprávu, která se bude posílat kolegům v rámci tvé organizace
7. Přepni na záložku Mimo organizaci a napiš zprávu pro externí kontakty (pokud chceš)
8. Klikni na OK a automatická odpověď bude aktivní

2. Automatická odpověď v Outlooku na webu (Outlook Web App)

1. Přihlas se na outlook.office.com
2. Klikni na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu (Nastavení)
3. Vyber Zobrazit všechna nastavení Outlooku (na spodku menu)
4. Přejdi do sekce Pošta > Automatické odpovědi
5. Zapni Automatické odpovědi
6. Nastav časové období (volitelné)
7. Napiš zprávu, která se bude automaticky odesílat
8. Můžeš také nastavit, zda se automatické odpovědi mají posílat všem nebo pouze lidem v organizaci
9. Ulož nastavení

3. Automatická odpověď v Outlooku 2013 a starších verzích

U starších verzí Outlooku (např. 2013) záleží na typu připojeného e-mailového účtu. Pokud používáš Exchange, máš funkci automatických odpovědí přímo k dispozici:

1. Klikni na Soubor > Informace
2. Zvol Automatické odpovědi (mimo kancelář)
3. Postupuj stejně jako v moderních verzích

Pokud máš POP3 nebo IMAP účet, funkce automatických odpovědí není dostupná přímo v Outlooku, ale lze ji nastavit v rámci webového rozhraní poskytovatele e-mailu.

Tipy

• Nezapomeň automatickou odpověď včas vypnout, až budeš opět dostupný
• Zpráva by měla být stručná, zdvořilá a obsahovat informace o délce nepřítomnosti a případném kontaktu na náhradní osobu
• Můžeš nastavit různé zprávy pro interní a externí odesílatele
• V organizacích je často vhodné konzultovat nastavení s IT oddělením