Excel není jen nástroj pro tabulky a výpočty – můžete v něm snadno vytvářet formuláře, které usnadní sběr a organizaci dat. Formulář v Excelu může být jednoduchý seznam polí pro zadávání údajů, nebo propracovaná šablona s pokročilými funkcemi, jako jsou rozbalovací nabídky, zaškrtávací políčka a podmíněné formátování. Tento článek vás provede procesem vytvoření a přizpůsobení formuláře v Excelu.
Krok 1: Příprava dat
Než začnete s tvorbou formuláře, je dobré mít předem promyšlený seznam polí, která budete chtít zahrnout. Může to být například:
- Jméno a příjmení
- E-mailová adresa
- Telefonní číslo
- Datum
- Výběr z předdefinovaných možností (např. oddělení, stav projektu, hodnocení atd.)
Krok 2: Využití existující tabulky jako základ
Pokud již máte seznam údajů v tabulce, můžete jej snadno převést na formulář. Proveďte následující kroky:
- Označte oblast dat:
Vyberte celou tabulku, která obsahuje vaše pole a záznamy. - Převeďte tabulku na Excelovskou tabulku:
Klikněte na Vložit > Tabulka (nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl+T). - Použijte možnost „Formulář“:
Na pásu karet přejděte do Data a zvolte Formulář. Tato funkce vám umožní snadno přidávat nové záznamy do tabulky a procházet již existující data.
Krok 3: Přidání rozbalovacích nabídek
Pokud chcete zlepšit uživatelský komfort, můžete do formuláře přidat rozbalovací nabídky. Tím zajistíte, že uživatelé budou moci vybírat pouze z předdefinovaných možností. Postup je následující:
- Vytvořte seznam možností:
Například ve sloupci D uveďte následující možnosti:- Marketing
- Vývoj
- Prodej
- Podpora
- Nastavte ověření dat:
Vyberte buňku, kam chcete přidat rozbalovací nabídku, a klikněte na Data > Ověření dat. - Zvolte „Seznam“:
V okně Ověření dat vyberte možnost „Seznam“ a zadejte odkaz na váš seznam možností (např. =D1:D4). - Potvrďte:
Klikněte na OK a vaše rozbalovací nabídka je připravena.
Krok 4: Vylepšení vzhledu a uživatelské přívětivosti
- Podmíněné formátování:
Pomocí podmíněného formátování zvýrazněte určité hodnoty, například zvýraznění chybně vyplněných polí. - Blokování buněk:
Zamezte uživatelům měnit buňky, které by neměli upravovat, a povolte pouze zadávání dat do formulářových polí. - Vkládání popisků:
Přidejte popisky nebo pokyny, aby uživatelé věděli, jak správně vyplnit formulář.
Krok 5: Ukládání a sdílení formuláře
- Uložte šablonu:
Uložte svůj formulář jako Excelovou šablonu (*.xltx), aby jej mohli ostatní jednoduše používat. - Sdílení přes cloud:
Uložte formulář na OneDrive nebo SharePoint a sdílejte odkaz s kolegy, aby mohli data přímo zadávat online.
Tipy pro efektivní formuláře
- Minimalizujte počet polí:
Zahrňte pouze nezbytné informace, aby formulář zůstal přehledný a snadno vyplnitelný. - Ověření vstupu:
Využijte pravidla ověření dat k zajištění správného formátu (např. pro e-mailové adresy nebo telefonní čísla). - Zálohování dat:
Pravidelně ukládejte data z formuláře do samostatné kopie, abyste předešli ztrátě důležitých informací.
Vytvoření formuláře v Excelu je snadné a přináší velkou výhodu v efektivním sběru a správě dat. Díky výše popsaným krokům můžete rychle vytvořit uživatelsky přívětivý formulář, který vám ušetří čas a usnadní analýzu shromážděných údajů.
Podělte se o své zkušenosti v komentářích.