Integrace SharePointu a Microsoft Teams přináší výhody, které zjednodušují týmovou spolupráci, sdílení dokumentů a správu informací na jednom místě. Díky propojení těchto dvou nástrojů můžete snadno přistupovat k souborům, knihovnám a webům SharePointu přímo z Teams, aniž byste museli přepínat mezi aplikacemi. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty a možnosti této integrace.

1. Přístup k souborům SharePointu přímo z Teams

• Automatické propojení týmových webů:
  • Každý nový tým vytvořený v Microsoft Teams automaticky získá odpovídající SharePointový týmový web, který slouží jako centrální úložiště dokumentů.
• Karta „Soubory“ v kanálech:
  • Na kartě Files (Soubory) v každém kanálu vidíte obsah odpovídající knihovny dokumentů v SharePointu. Uživatelé tak mohou nahrávat, upravovat a sdílet dokumenty přímo z Teams.

2. Využití knihoven dokumentů a seznamů

• Přidání dalších knihoven:
  • Do kanálů Teams můžete přidat další knihovny dokumentů z libovolného SharePoint webu. Stačí kliknout na Add cloud storage (Přidat cloudové úložiště) a vybrat SharePoint knihovnu, kterou chcete zpřístupnit.
• Zobrazení seznamů:
  • Díky integraci můžete zobrazovat a spravovat seznamy SharePointu přímo v Teams. Tato možnost umožňuje rychle přistupovat k tabulkám dat, úkolům nebo přehledům bez nutnosti otevírat SharePoint.

3. Spolupráce v reálném čase

• Souběžné úpravy dokumentů:
  • Uživatelé mohou upravovat dokumenty uložené v SharePointu přímo v Teams. Díky tomu mohou všichni členové týmu sledovat změny v reálném čase, což zlepšuje efektivitu spolupráce.
• Komentáře a poznámky:
  • Při úpravách dokumentů mohou členové týmu přidávat komentáře, odpovídat na ně a vést diskuzi přímo v prostředí Teams.

4. Automatizace a workflowy

• Power Automate:
  • Integrované nástroje Power Automate umožňují vytvořit automatické procesy, například notifikace, kdykoliv je dokument upraven, nebo schvalovací procesy přímo propojené se soubory v SharePointu.
• Schvalovací procesy:
  • Pokud váš tým potřebuje schvalovat dokumenty, můžete nastavit workflowy přímo v SharePointu a spravovat je z Teams. To zajišťuje plynulý tok informací a rychlé rozhodování.

5. Správa oprávnění a zabezpečení

• Jednotná správa přístupů:
  • Oprávnění nastavená v SharePointu se automaticky odrážejí v Teams, což znamená, že administrátoři mohou spravovat přístupy z jednoho centrálního místa.
• Bezpečné sdílení:
  • Externí sdílení souborů a dokumentů je řízeno politikami SharePointu, což zajišťuje bezpečné sdílení citlivých informací.

6. Usnadnění komunikace

• Kontextové diskuze:
  • Teams umožňuje diskutovat o konkrétních dokumentech nebo tématech v reálném čase. Každý dokument, který sdílíte v chatu nebo kanálu, má vlastní vlákno diskuze, což usnadňuje komunikaci a zpětnou vazbu.
• Přehled aktivit:
  • Uživatelé vidí poslední aktivity, aktualizace a změny v knihovnách dokumentů přímo v Teams, což minimalizuje ztrátu času hledáním informací.

Integrace SharePointu a Microsoft Teams přináší snadný přístup k dokumentům, efektivní spolupráci v reálném čase a centralizovanou správu obsahu. Využitím těchto funkcí můžete zjednodušit své pracovní postupy, zvýšit produktivitu a zajistit, že váš tým bude mít všechny potřebné nástroje na jednom místě. Pokud hledáte efektivní způsob, jak optimalizovat své pracovní prostředí, spojení SharePointu a Teams je ideální volbou.